Sicherheit und Datenschutz bei NabuMed
Was mit den Gesprächen, Transkripten und Berichten Ihrer Praxis geschieht: wo sie verarbeitet werden, wer daran beteiligt ist und wie wir sie schützen. Für Ihre Datenschutz-Folgenabschätzung, Ihr Verarbeitungsverzeichnis und Ihre IT-Prüfung.
Stand:
Auf einen Blick
Patientendaten bleiben in der EU
Standardmäßig werden Aufnahmen und Texte nur in der EU verarbeitet. Dienste außerhalb der EU sind erst nach ausdrücklicher Zustimmung Ihrer Praxis wählbar.
Betrieb in Deutschland
Server, Datenbank und Speicher laufen bei Hetzner in Deutschland, in einem nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum.
Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
Ihre Praxis bleibt Verantwortliche, wir verarbeiten in ihrem Auftrag. Unser AVV gilt automatisch mit Vertragsschluss; auf Wunsch erhalten Sie ein unterzeichnetes Exemplar.
Kein Training mit Ihren Daten
NabuMed trainiert keine KI-Modelle mit den Aufnahmen, Transkripten oder Berichten Ihrer Praxis.
Die Ärztin oder der Arzt entscheidet
NabuMed erstellt einen Entwurf. Geprüft, korrigiert und freigegeben wird er immer von Ihrem Team.
Ihre Daten gehören Ihrer Praxis
Sitzungen lassen sich jederzeit löschen. Nach Vertragsende können Sie Ihre Daten drei Monate lang exportieren, danach werden sie vollständig gelöscht.
Datenresidenz: EU als Standard
Jede Aufnahme geht verschlüsselt an unsere Server in Deutschland. Für Transkription und Dokumentation nutzen wir spezialisierte KI-Dienste. Welche davon zum Einsatz kommen, legt Ihre Praxis fest, innerhalb klarer Grenzen:
- Standard für jede Praxis: nur EU. Ohne weiteres Zutun werden nur Dienste mit Verarbeitung in der EU oder auf Ihrer eigenen Hardware verwendet. Das gilt für alle Funktionen, auch für das Vorlesen von Übersetzungen.
- Außerhalb der EU nur mit dokumentierter Zustimmung. Erlaubt die Administratorin oder der Administrator Ihrer Praxis die Verarbeitung außerhalb der EU, speichern wir, wer zugestimmt hat, wann, und auf welchen Hinweis hin. Die Zustimmung lässt sich jederzeit zurücknehmen.
- Kennzeichnung in der Anwendung. Bei jedem Modell sehen Sie, wo es verarbeitet. Modelle außerhalb der erlaubten Region sind gesperrt.
- On-Premise möglich. Für Organisationen kann NabuMed auch vollständig auf eigener Hardware betrieben werden.
Unterauftragsverarbeiter
Diese Unternehmen verarbeiten im Auftrag von NabuMed Daten der Anwendung (app.nabu-med.ai). Mit allen haben wir Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Die Liste entspricht Anlage 2 unserer Auftragsverarbeitungsvereinbarung; über neue oder ersetzte Unterauftragsverarbeiter informieren wir Sie 30 Tage im Voraus (AVV Punkt 8.2). Für die Website gelten die Angaben in der Datenschutzerklärung.
Standard: Verarbeitung in der EUEU
Diese Dienste verarbeiten Patientendaten ausschließlich in der EU. Sie sind für jede Praxis die Voreinstellung; die als „Wählbar“ markierten Dienste nutzt Ihre Praxis nur, wenn sie sie auswählt.
| Anbieter | Zweck | Verarbeitung | Firmensitz | Daten | Einsatz |
|---|---|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Rechenzentrum: Server, Datenbank, Anmeldedienst und Speicher für Aufnahmen; verschlüsselte Backups | Deutschland | Deutschland | Alle Daten der Anwendung | Immer |
| Microsoft (Azure) | Live-Transkription (Azure Speech) und Erstellung der Dokumentation (Azure AI Foundry) | Schweden (EU Data Zone) | USA (DPF) | Audio, Transkripte | Immer |
| Mistral AI SAS | Transkription von Uploads und Diktaten, Texterkennung in hochgeladenen Dokumenten | EU (Frankreich) | Frankreich | Audio, Dokumente | Immer |
| AssemblyAI, Inc. | Transkription (alternative Spracherkennung), betrieben auf Amazon Web Services | EU (Irland) | USA | Audio | Wählbar |
| Speechmatics Ltd | Transkription mit Sprechererkennung (alternative Spracherkennung) | EU | Vereinigtes Königreich | Audio | Wählbar |
| Gladia SAS | Transkription (alternative Spracherkennung) | EU | Frankreich | Audio | Wählbar |
| pyannoteAI SAS | Sprecheridentifikation anhand von Stimmprofilen; nur wenn Ihre Praxis die Funktion aktiviert und Stimmprofile mit Einwilligung anlegt. Audio wird beim Anbieter höchstens 48 Stunden gespeichert. | EU | Frankreich | Audio, Stimmprofile (biometrisch) | Wählbar |
Optional: außerhalb der EU, nur nach Zustimmung Ihrer PraxisAußerhalb der EU
Diese Dienste stehen erst zur Auswahl, wenn die Administratorin oder der Administrator Ihrer Praxis die Verarbeitung außerhalb der EU ausdrücklich erlaubt. Die Zustimmung wird mit Datum gespeichert und kann jederzeit zurückgenommen werden.
| Anbieter | Zweck | Verarbeitung | Firmensitz | Daten | Einsatz |
|---|---|---|---|---|---|
| Deepgram, Inc. | Transkription | USA | USA (SCC) | Audio | Nur nach Opt-in |
| ElevenLabs | Transkription; Vorlesen von Übersetzungen | USA | USA (DPF) | Audio, übersetzter Text | Nur nach Opt-in |
| Microsoft (Azure, Modelle ohne EU-Zusage) | Transkription mit Sprechertrennung (gpt-4o-transcribe-diarize, MAI-Transcribe) | USA bzw. ohne Standortzusage | USA (DPF) | Audio | Nur nach Opt-in |
Konto und Abrechnung (keine Patientendaten)Keine Patientendaten
Diese Dienste erhalten nie Aufnahmen, Transkripte oder Patientenangaben, sondern nur die genannten Konto- und Abrechnungsdaten.
| Anbieter | Zweck | Verarbeitung | Firmensitz | Daten | Einsatz |
|---|---|---|---|---|---|
| Twilio Inc. (SendGrid) | Versand von E-Mails der Anwendung (Einladungen, Passwort) | USA | USA | Name, E-Mail-Adresse | Immer |
| Stripe | Abwicklung von Abonnement-Zahlungen | Irland, USA | Irland, USA | Rechnungs- und Zahlungsdaten | Immer |
„Verarbeitung“ ist der Ort, an dem die Daten verarbeitet werden, „Firmensitz“ der Sitz des Unternehmens. DPF: zertifiziert nach dem EU-US Data Privacy Framework. SCC: Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO.
Technische und organisatorische Maßnahmen
Ein Auszug der wichtigsten Maßnahmen. Die vollständigen TOM nach Art. 32 DSGVO stehen in Anlage 1 der Auftragsverarbeitungsvereinbarung.
- Verschlüsselte Übertragung. Alle Verbindungen zwischen Ihren Geräten, unseren Servern und den KI-Diensten laufen über TLS.
- Verschlüsselte Backups. Nächtliche Sicherungen werden verschlüsselt, bevor sie den Server verlassen, in Nürnberg gespeichert und nach 90 Tagen gelöscht. Die Wiederherstellung ist in einem Ablaufplan dokumentiert.
- Strikte Trennung der Praxen. Jede Praxis sieht nur ihre eigenen Daten. Für jede praxisbezogene Schnittstelle prüfen automatisierte Tests, dass keine Daten einer anderen Praxis erreichbar sind.
- Anmeldung und Rollen. Zentrale Anmeldung, Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP) verfügbar. Die Praxis vergibt Rollen und verwaltet ihre Mitglieder selbst.
- Keine Patientendaten in Protokollen. Eine automatische Prüfung bei jeder Änderung am Code stellt sicher, dass Gesprächsinhalte nicht in Server-Logs geschrieben werden.
- Protokollierter Support-Zugriff. Wenn unser Support auf Ihren Wunsch in ein Konto schaut, wird Beginn und Ende des Zugriffs protokolliert.
- Kein Tracking in der Anwendung. Die Anwendung und die Apps enthalten keine Werbung, kein Tracking und keine Analyse-Dienste von Dritten.
KI und ärztliche Kontrolle
- Entwurf, keine Entscheidung. NabuMed erstellt aus dem Gespräch einen Dokumentationsentwurf. Ihr Team prüft, korrigiert und gibt ihn frei. Es gibt keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO.
- Kein Medizinprodukt. NabuMed ist eine Dokumentationshilfe und nicht für Diagnose oder Therapieentscheidungen bestimmt (AGB Punkt 5.4).
- Grenzen offen benannt. KI-Ergebnisse können unvollständig oder fehlerhaft sein. Deshalb ist die Prüfung durch Fachpersonal fester Teil des Ablaufs.
- Transparente Modellwahl. Welche Modelle verwendet werden, ist in der Anwendung sichtbar. Ihre Praxis kann die zulässigen Modelle einschränken.
Ihre Daten, Ihre Entscheidung
- Rollen nach DSGVO. Ihre Praxis ist Verantwortliche, NabuMed Auftragsverarbeiter (AGB Punkt 11.1). Patientinnen und Patienten wenden sich mit Anliegen zu ihren Daten an die Praxis.
- Audio wird automatisch gelöscht. Audioaufnahmen werden standardmäßig nach 90 Tagen gelöscht; Ihre Praxis kann die Frist anpassen und einzelne Aufnahmen archivieren. Transkripte und Berichte bleiben, bis Sie sie löschen.
- Export und Löschung bei Vertragsende. Nach Ende des Vertrags können Sie Ihre Daten drei Monate lang exportieren. Danach löschen wir sie vollständig (AGB Punkt 7.4).
- Einwilligung der Patientinnen und Patienten. Für die Aufnahme des Gesprächs stellen wir Ihnen eine DSGVO-konforme Vorlage für die Patienteninformation zur Verfügung.
Compliance im Überblick
Wir unterscheiden klar, was NabuMed selbst erfüllt und was von unseren Dienstleistern stammt.
| Thema | Stand |
|---|---|
| DSGVO und österreichisches DSG | Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO als Bestandteil der AGB, gilt mit Vertragsschluss; die Zustimmung wird mit Datum, Person und Version dokumentiert. Unterauftragsverarbeiter mit eigenen Verträgen (siehe oben). |
| Verarbeitung von Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO) | Standardmäßig ausschließlich in der EU; Übermittlungen außerhalb der EU nur nach dokumentierter Zustimmung der Praxis. |
| ISO 27001 | Zertifizierung unseres Rechenzentrumsbetreibers Hetzner Online GmbH. NabuMed selbst ist nicht nach ISO 27001 zertifiziert. |
| Medizinprodukterecht (MDR) | Kein Medizinprodukt; Einsatz ausschließlich zur Dokumentation (AGB Punkt 5.4). |
Dokumente
Öffentlich
Auf Anfrage
- Von uns unterzeichnetes Exemplar des AVV
- Vorlage zur Patienteninformation und Einwilligung
- Unterstützung für Ihre Datenschutz-Folgenabschätzung
Sicherheitslücke gefunden?
Bitte melden Sie mögliche Schwachstellen vertraulich an support@nabu-med.at mit dem Betreff „Security“. Beschreiben Sie, wie sich das Problem nachvollziehen lässt, greifen Sie nicht auf fremde Daten zu und geben Sie uns Zeit zur Behebung, bevor Sie Details veröffentlichen. Unsere Kontaktdaten für Sicherheitsmeldungen stehen auch in der security.txt.
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